A passagem de dois amigos recentemente, ambos com idades próximas a minha, me fez refletir sobre o tempo e a importância da sua administração. A constatação de que nos transformamos naquilo que somos, e pagamos pelas coisas que temos com a moeda diária pouco valorizada chamada tempo, ressalta a importância dele na vida humana. Tempo é vida. Apesar disso, pouca atenção se dá ao seu uso adequado. Na realidade, não se administra o tempo, e sim a vida. Muitas vezes despendemos tempo e desperdiçamos vida em atividades sem importância, circunstanciais ou urgentes, deixando de lado aquilo que importa. Mas o que realmente importa?
Estamos vivendo a era do conhecimento, porém esta pergunta nem sempre tem resposta conhecida. Conhecimento é poder e também acredito que saber responder essa questão seja umas das chaves para uma vida próspera e feliz. Se a vida fosse um avião, o propulsor seria o propósito. Vida sem propósito é avião sem condições de voar. Mesmo sendo um planador, pelo menos as correntes atmosféricas ascendentes são necessárias. Se determinada atividade não possui um objetivo relevante ou não faz parte da estratégia para se atingir um propósito, ela deve ser minimizada ou descartada.
Como a vida e o tempo são equivalentes e nenhum ser humano é uma ilha, o tempo não pode ser visto apenas na esfera individual, principalmente por aqueles que são gestores de pessoas. Sabe-se que a vida corre a 60 minutos por hora, assim é necessário colocá-la no caminho que levará à realização dos propósitos desde o início. As atividades diárias podem ser classificadas em três grandes grupos: Importantes, Urgentes e Circunstanciais. É classificado como importante tudo aquilo que uma vez realizado fará a diferença, contribuirá para a efetivação dos propósitos e trará resultados mensuráveis. Tudo que é importante previne problemas e tem prazo para realização. Tarefas urgentes são aquelas que uma vez não realizadas trarão problemas, precisam ser feitas imediatamente e são isentas de prazo para realização. As tarefas circunstanciais são aquelas que, realizadas ou não, farão pouca ou nenhuma diferença nos seus resultados.
As circunstâncias mal administradas são o sumidouro do tempo, sob elas não se têm controle, mas exigem a realização de tarefas que não condizem com os propósitos. As circunstâncias nos tiram da posição de comando e nos colocam nos assentos de passageiros, a mercê de outro piloto. Como não é possível eliminar totalmente as urgências e as circunstâncias da vida, o primeiro passo é identificá-las e minimizá-las. Mas, o que é minimizar urgências e circunstâncias? Se você trabalha 40 horas semanais, deveria concentrar 28 horas em atividades importantes, tais como seu trabalho e seus relacionamentos profissionais. Ainda sobram oito horas para as urgências e quatro horas para as atividades circunstanciais. Infelizmente esta não é a realidade na maioria dos ambientes. Pesquisas apontam que o brasileiro dedica 30% do tempo com o que é importante, consome 40% do tempo com urgências e 30% com o que é circunstancial.
Nas empresas, o percentual das urgências pode até ser maior, pois muitos alegam trabalhar para “apagar incêndios”. Assim, o inventário do consumo das horas do dia é o primeiro passo para bem administrar o tempo. Depois da descoberta efetiva, da forma como você usa o tempo, o segundo passo é a identificação dos seus propósitos. Você só saberá classificar as atividades como importantes, urgentes ou circunstanciais se souber onde quer chegar. O terceiro passo é o estabelecimento das metas e, uma vez estabelecidas, pode-se passar ao passo seguinte, quarto passo ou etapa do planejamento. A meta é o ponto de chegada e o planejamento é o caminho para se atingir a meta. Sugiro que você utilize uma ferramenta muito útil chamada “Road Map”, que nada mais é do que ver o caminho do fim para o começo, ou seja, do ponto de chegada para o ponto de partida. Estabeleça onde quer chegar e vá construindo os passos anteriores e necessários para se conseguir alcançar o objetivo. Faça isto até visualizar o ponto de partida. O quinto passo é a organização. Nesta fase é necessário armazenar informações de forma lógica, e compartilhar o conhecimento com aqueles que colaborarão com o alcance da meta. A última fase é a execução, onde todas as etapas anteriores convergem. A fase da execução é a mais desafiadora e é, exatamente nela que a atenção no uso do tempo deve ser redobrada. Só assim estará apto a impedir que as circunstâncias e as urgências venham a comprometer todos os passos anteriores. Na próxima edição vamos explorar cada uma das etapas detalhadamente. Boa sorte para você, rumo a administração eficaz do tempo.
